Ett aktiebolag ska ha en aktiebok. Aktieboken är bolagets register över aktier och aktieägare och ska ge ett korrekt underlag för att avgöra vem som är aktieägare i bolaget.
Aktieboken ska upprättas så snart stiftelseurkunden är undertecknad av samtliga stiftare. Uppgifter om tecknade aktier ska föras in direkt. Det innebär att aktieboken ska finnas från start och vara ifylld med de aktier som tecknats vid bildandet.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Hur aktieboken ska föras
Aktieboken ska som huvudregel föras digitalt. Om bolaget inte är ett avstämningsbolag får aktieboken även föras i bunden bok eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem. Välj en form som gör att du kan hålla uppgifterna tydliga och löpande uppdaterade.
Vilka uppgifter du måste ta fram innan du börjar skriva
Innan du fyller i aktieboken behöver du ha bolagets grundhandlingar framför dig. Vid nystart är stiftelseurkunden den naturliga utgångspunkten eftersom den visar vilka som tecknat aktier och omfattningen av teckningen. Du behöver även bolagsordningen, särskilt om bolaget har olika aktieslag eller om bolaget är ett avstämningsbolag, eftersom kraven på hur aktieboken byggs upp skiljer sig åt beroende på detta.
Så fyller du i aktieboken när bolaget inte är ett avstämningsbolag
I ett bolag som inte är avstämningsbolag ska aktieboken byggas upp kring att varje aktie har ett eget nummer och att aktierna tas upp i nummerföljd. Därefter ska du koppla aktierna till rätt aktieägare. För varje aktieägare ska aktieboken innehålla namn, personnummer eller organisationsnummer (eller annat identifieringsnummer) samt postadress. Om bolaget har olika aktieslag ska det framgå vilket slag varje aktie tillhör. Det ska också framgå om aktiebrev har utfärdats och, i förekommande fall, om aktier omfattas av vissa förbehåll som lagen kräver att du antecknar i aktieboken.
Så fyller du i aktieboken när bolaget är ett avstämningsbolag
I ett avstämningsbolag ska aktieboken innehålla aktieägarnas namn, identifieringsuppgift och postadress samt hur många aktier varje aktieägare innehar. Om bolaget har olika aktieslag ska även antalet aktier per aktieslag framgå per aktieägare. Även här ska eventuella förbehåll som lagen kräver antecknas.
Datera uppgifterna och gör aktieboken läsbar
När du gör införingar och anteckningar i aktieboken ska de dateras, om tidpunkten inte framgår av annat material. Det är viktigt för att aktieboken ska gå att läsa och förstå även i efterhand, särskilt om ägandet ändras.
Om du skapar aktieboken på nytt efter att den kommit bort
Om aktieboken saknas ska du skapa en ny utifrån bolagets handlingar. Utgå från stiftelseurkunden för att få startläget korrekt och lägg därefter in de förändringar som lett fram till dagens ägarbild, baserat på underlag som visar överlåtelser och bolagshändelser. Om bolaget inte är avstämningsbolag behöver du samtidigt säkerställa att aktierna är numrerade och upptagna i nummerföljd och att varje akties koppling till aktieägare är tydlig.
När du för in en ny aktieägare vid upprättandet
Om du, i samband med att du skapar eller återskapar aktieboken, behöver föra in en ny ägare i ett bolag som hanterar aktiebrev finns särskilda regler när någon visar upp aktiebrev och styrker sitt förvärv, inklusive krav kopplade till överlåtelser som är tecknade utan angiven förvärvare och vad som ska antecknas i samband med införingen.
